이메일을 사용하는 지혜

 

   <사진출처 : 전남여수 동부일보의 시민기자의 작품>

 

우리는 e-mail 을 통해 일상의 상당 부분을 커뮤니케이션합니다.

그런데 강력한 기능을 갖고 있는 이 이메일이 종종 오해와 비효율을 초래하기도 합니다.

이메일을 효과적으로 사용하는 것이 중요한 시대가 되었습니다. 

 

언젠가 KTX 소식지에 있었던 내용과 거의 유사한 내용인데 아래 예병일의 경제노트의 내용을

그대로 인용할까 합니다. 

 

여러가지 가이드 중 가장 중요한 것을 고르다면 당연히 그중의 하나가 '신속한 답변' 입니다.

비단 e-mail 에만 해당되는 게 아니라 실제 문자 답신은 더 빠른 Feed bak을 요구합니다.

특히 어떠한 약속을 안내하는 문자에 상대의 답신이 없으면 알고 있는 것인지 아니면 못본것인지

더 나아가  알고도 그 약속 안내를 무시하겠다는 것인지 상당히 궁금합니다.

문자에 대한 받았다는 답신! 이것은 일종의 예의이기도 합니다.

예전에 제가 모시던 상사분은 아무리 바빠도 문자에 대한 답신을 5분 이상 늦지 않았습니다.

정말 중요한 보고자리일 경우를 제외하고는 .... 이 또한 쉬는 시간을 이용해서 바로 보낸답니다. 

일종의 "생활화" 인것이죠

 

간혹 본인이 필요할 때에만 전하고 남들이 보낸 문자에는 전혀 답신이 없는 양체족도 있습니다.

평소 본인의 인성도 어느 정도 반영되기는 하지만 ....

 

그럼 에릭 슈미트와 조너선 로젠버그가 '구글의 이메일 규칙'을 옮겨 보겠습니다.

(이하, 예병일의 경제노트에서 원문 인용)

 

1.신속하게 답신을 보내라.

2.이메일을 작성할 때는 단어 하나하나가 중요하다. 쓸데없는 이야기는 피하라.

3.지속적으로 편지함을 비워라.

4.이메일은 리포(LIFO.후입선출) 순서로 처리하는 것이 좋다.

5.여러분이 라우터라는 것을 기억하라.

6.숨은 참조를 활용할 때는 스스로 이유를 물어봐야 한다.

7.요란하게 불만을 표하지 마라.

8.요구사항을 간단히 확인하는 방법으로 활용하라.

9.훗날 검색할 것에 대비해 정리해 놓으라.

 

사실 커뮤니케이션에서 가장 중요한 건 '신속한 답신' 입니다.

이메일도 마찬가지이지요. 답신을 지나치게 늦게 보내면 '오해'를 받기 쉽습니다.

그러니 "나중에 조금 더 고민한 뒤에 보내야지"라고 생각하면서 답신을 미루는 건 별로 현명한 방법이 아닙니다. 슈미트는 "알았어요!"라는 답처럼 아주 짧아도 상관없으니 신속하게 반응을 보이라고 조언합니다. 동의합니다. 우리가 반응 보이지 않고 있으면 대부분의 사람들은 슈미트의 표현처럼 이렇게 해석할 가능성이 높으니까요. "정신없어요. 이 내용을 언제 검토할 수 있을지 모르겠네요. 내 답신이 필요하다면 조금만 더 기다려요. 그리고 나는 당신을 별로 좋아하지 않아요." 만일 불가피한 상황으로 답신이 늦어졌다면 그 이유를 자세히 설명해 '오해'가 생기는 것을 방지해야 합니다. 

 

이메일에서 또 유의해야할 것은 쓸데없는 이야기를 빼고 명확하게 쓰는 것 입니다.

이에 더해 말로 하기보다 편하다고 해서 이메일로 불만이나 비난을 표현하는 것은 더욱 더 하지 않는 것이 좋습니다. 또 효율을 높이기 위해서는 지속적으로 편지함을 비우고 '후입선출' 방식으로 이메일을 처리하라고 슈미트는 조언합니다. 

 

기술적인 팁도 있습니다.

이메일을 통해 요구 사항을 확인하는 방법입니다. 나중에 확인할 필요가 있는 조치사항을 상대방에게 이메일로 보낼 때는 자신의 주소로도 보낸 뒤에 '확인' 표시를 해두는 겁니다. 그러면 나중에 다시 확인하기도 쉽고, 처음 메시지를 다시 보내면서 간단하게 "이것이 처리되었나요?"라고 체크할 수도 있겠습니다. (보통 보내는 편지함에 저장 되지만)

 

인터넷 시대의 가장 중요한 소통 수단인 이메일.

내가 효과적으로 사용하고 있는지 한번 점검해보시기 바랍니다.